Matryca poprawy osobistej efektywności

Nieefektywne wykorzystywanie czasu to pierwszy krok do bezsilności i utraty kontroli nad własnym życiem. Z dnia na dzień rośnie ilość pilnych zadań, a szybko upływające godziny sprawiają, iż doba wydaje się być zbyt krótka. W konsekwencji okazuje się, iż życiem człowieka kierują zadania do wykonania, a sam człowiek jest biernym uczestnikiem rzeczywistości. Jak to zmienić? Poprawa efektywności a co za tym idzie przejęcie kontroli nad własnym życiem jest jak najbardziej możliwa – jedyne co należy zrobić, to odróżnić sprawy pilne od ważnych. Doskonale wiedział o tym jeden z najbardziej produktywnych ludzi świata – Dwight Eisenhower – który powiedział, iż „to co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne”. Na kanwie tej myśli powstała technika zwana macierzą Eisenhowera, której głównym zadaniem jest poprawa efektywności. Strategia ta polega na rozpisaniu zadań według rang na cztery kategorie: pilne i ważne, ważnie, ale nie pilne, pilne, ale nie ważne, nie pilne i nie ważne.

Zadania pilne i ważne
W tej kategorii umieszczamy sprawy, które wymagają natychmiastowej realizacji. To w niej zazwyczaj znajdują się wszelkie terminy, kryzysy i problemy – takie jak popsuty samochód, przygotowanie raportu na następny dzień czy zawiezienie chorego dziecka do lekarza. Cechą charakterystyczną pierwszej ćwiartki jest to, iż wiele z tych zadań – przy odpowiednim planowaniu i zarządzaniu czasem – mogłoby się w ogóle nie pojawić.

Zadania ważne, ale niepilne
W tej ćwiartce znajdują się zadania, które wprawdzie posiadają status „ważne”, ale nie wymagają natychmiastowej realizacji. Do czynności tego typu można zaliczyć planowanie tygodnia, czytanie ciekawych książek, aktywność fizyczną, badania kontrole, przegląd samochodu czy nauka języka obcego. Zadania z tej ćwiartki są skoncentrowane głównie na planowaniu i samodoskonaleniu, a ich realizacja opiera się na myśleniu długoterminowym. Zadania z drugiej ćwiartki przynoszą człowiekowi najwięcej korzyści. Osoby najlepiej zarządzające swoim czasem poświęcają tej części największą część swojego dnia. Umiejętność zarządzania rzeczami ważnymi/niepilnymi pozwala nam unikać spraw ważnych/pilnych – to z kolei uwalnia nas od poczucia pędu życia, przytłoczenia obowiązkami, presją czasu.

Ważne i pilne

Wszystkie sprawy, które wymagają natychmiastowej reakcji, jednocześnie przybliżają nas do celu. Zadania z tej części generuję często również najwięcej stresu, umiejętne planowanie pozwala wydatnie zmniejszyć liczbę zadań w tej części.

Przydatna umiejętność: określenie celów i wartości

 

Ważne, ale nie pilne

Tutaj umieszczamy wszystkie czynności, najczęściej długoterminowe, które przybliżają nas do osiągnięcia sukcesu a ich termin jest odległy lub nieokreślony. Zadania z tej części są najmocniej powiązane z naszymi celami życiowymi.

Przydatna umiejętność: planowanie

Nieważne, ale pilne

Wszystko to co nas zaskakuje i wymaga, aby bezzwłocznie się tym zająć, choć nie znajduje odzwierciedlenia w sferze naszych wartości.

Przydatna umiejętność: asertywność

 

Nieważne i niepilne

To aktywności, które nie wymagają naszej uwagi i nie są istotne z punktu widzenia naszych wartości.

Przydatna umiejętność: asertywność, delegowanie zadań, planowanie

 

Tabela na podstawie materiałów z kursu Manager umysłu

Zadania pilne, ale nieważne
W tej części znajdują się zadania, które w większości przypadków są związane z innymi ludźmi i pomagają w osiąganiu obcych celów (na przykład maile, telefony bądź niezapowiedziane wizyty). Jednocześnie jest to ten typ zadań, których wykonanie można zlecić komuś innemu.

Zadania niepilne i nieważne
W tej ćwiartce znajdują się wszystkie te czynności, które nie przynoszą wymiernych efektów i w związku z tym powinny zostać ograniczone. To tak zwani „zjadacze czasu” – czyli na przykład oglądanie telewizji bądź przesiadywanie na portalach społecznościowych. Ich całkowita eliminacja nie jest możliwa, jednak w celu poprawy efektywności większość z tych zadań powinna być ograniczona do niezbędnego minimum.

Pamiętaj Macierz Eisenhowera nie jest idealną metodą do zarządzania czasem, jednak niewątpliwie pomaga w jego planowaniu. Przy jej użyciu można stworzyć nie tylko plan dnia, ale także całego tygodnia. Jej podstawą jest skupienie się na pilności i ważności oraz wyeliminowanie tego, co zbędne lub mało wartościowe. Macierz Eisenhowera pozwala określić priorytety, które decydują o osiągnięciu sukcesu oraz spokoju ducha.

Konsekwencje nieefektywnego planowania czasu

W poniższej tabeli przedstawiono konsekwencje braku umiejętności w zarządzaniu czasem.

Pamiętaj:  możesz nauczyć się technik i strategii lepszego zarządzania swoim czasem. Macierz Eisenhowera jest dobrym ćwiczeniem dla osób początkujących.

Ćwiczenie

Zaplanuj swój dzień używając Macierzy Eisenhowera. Podziel zadania do wykonania na cztery kategorie. Wykonuj zadania według ważności i pilności. Doba ma 24 godziny z czego około 8 poświęcasz na sen, kilka na przygotowanie posiłków oraz ich zjedzenia, podróż do pracy, toaletę etc. Umiejętne ustalanie celów pomoże ci lepiej zorganizować czas, który masz do dyspozycji. Gdy już opanujesz plan dzienny, spróbuj powtórzyć to ćwiczenie w odniesieniu do tygodnia.

Napisz w komentarzu co myślisz o takim podejściu do planowania czasem. Jeśli artykuł ci się spodobał i uznasz, że może pomóc innym podziel się nim proszę udostępniając na Facebooku.

Komentując, udostępniając (poniżej szybka opcja), “lajkując” doceniasz moją pracę i pomagasz dotrzeć temu artykułowi do większej liczby osób – DZIĘKUJĘ <3

Psycholog Wojciech Klęk

Witaj! Na imię mam Wojtek, od 2014 roku przewodzę społeczności Świadomie Przez Życie i pomagam ludziom wprowadzać zmiany w życiu poprzez szkolenia oraz sesje indywidualne. W pomocy psychologicznej wspieram klientów w poszerzaniu samoświadomości, przepracowaniu trudnych emocji oraz wypracowaniu nowych, skutecznych metod radzenia sobie z problemami. Pracuje w nurcie poznawczo-behawioralnym, terapii skoncentrowanej na rozwiązaniach oraz ACT. “Sama wiedza nie wystarczy, trzeba jeszcze umieć ją stosować” Kładę nacisk na praktykę, zależy mi by klienci po sesjach wdrażali wyniesioną wiedzę w swoim życiu. Doświadczali i kreowali go swoimi działaniami / brakiem działań, decyzjami / brakiem decyzji. W pracy coacha towarzyszę klientowi w procesie odkrywania jego mocnych stron, ustalaniu celów zgodnych z jego wartościami życiowymi oraz wdrożeniu skutecznych metod działania. Dzielę się swoją wiedzą oraz dostarczam narzędzia, które ułatwiają wprowadzenie pożądanej zmiany. Fascynuję się kulturą Japonii. Praktykuję ZEN – sztukę uważności oraz Kaizen – wprowadzanie zmian małymi krokami. Mieszkam w Krakowie.

KONSULTACJA