Każdy z nas dysponuje taką samą ilością czasu, który poświęcamy na działanie. Czy zastawiałeś się kiedyś, dlaczego wśród przedsiębiorstw z tej samej branży jedne generują zysk w wysokości 10 milinów, a inne mając sprzedaż na tym samym poziomie tylko 2 milionów? Za finansowym sekretem sukcesu pierwszej firmy stoi koncentracja działań na kluczowych produktach. Umiejętność wyznaczania priorytetowych celów pozawala nam zaoszczędzić czas oraz niknąć zbędnych działań, co w dzisiejszych czasach, gdzie wciąż jesteśmy wprost zarzucani opcjami, obowiązkami jest niesłychanie istotne. (Jak wyznaczać priorytetowe zadania przeczytasz >>tutaj<<)
Parteto, mniej znaczy więcej
Okazuje się, że nie zawsze trzeba pracować ponad siły, aby osiągać spektakularne wyniki. Zasada Pareto, powstała w latach pięćdziesiątych ubiegłego wieku ilustruje to najpełniej. Sformułował ją Joseph Juran, amerykański teoretyk zarządzania, opierając ją na badaniach przeprowadzonych w 1897 roku przez włoskiego ekonomistę i socjologa Vilfreda Pareto. Zasada 80/20 głosi, że aż 80% osiąganych rezultatów jest wynikiem 20% ich przyczyn. Jest to jedna z podstaw współczesnej ekonomii, jednak doskonale sprawdza się także w codziennym życiu, pomagając zmagać się z wieloma problemami, które ono przynosi.
Proste zasady
Paradoksalnie, zasada 80/20 zdaje się ona przeczyć elementarnym zasadom logiki. Wydaje nam się, że wszystkie działania, które podejmujemy, są równie istotne, każda sprawa, jaką się zajmujemy, jest tak samo ważna, a nasi klienci, niezależnie od przynoszonych nam zysków, tak samo cenni. Nic bardziej mylnego, a zasada Pareto pozwala na wyizolowanie najbardziej istotnych czynników, które dają możliwość osiągnięcia jak największych korzyści, przy całkowitym wyeliminowaniu elementów zbędnych, utrudniających optymalizację sposobu naszego działania. Można tu przytoczyć kilka przykładów, które unaocznią nam powszechność jej stosowania:
- 20% procent klientów generuje 80% zysków,
- 20% posiadanych ubrań nosimy przez 80% czasu,
- 20% kierowców powoduje 80% wypadków drogowych,
- 20% słów wystarczy, aby przeczytać 80% tekstów w danym języku,
- 20% naszych relacji jest odpowiedzialnych za 80% frustracji lub zadowolenia,
- 20% obszarów naszego życia daje aż 80% szczęścia,
- 20% objętości książki stanowi 80% najistotniejszych informacji,
- 20% czasu spędzonego na etacie jest efektywna, 80% to tak zwany „szum”
Przykłady można by mnożyć w nieskończoność, a sam stosunek 80 do 20 również jest wartością czysto umowną, choć najczęściej obserwowaną, ponieważ równie dobrze może wynosić 90 do 10 czy 75 do 25. Zasada Pareto sprowadza się po prostu do tego, aby odnajdywać tylko te czynności, które mogą nam przynieść jak największe efekty, z pominięciem tych najmniej wartościowych. Nie należy skupiać się na mało istotnych drobiazgach niepotrzebnie nas rozpraszających i niepozwalających w pełni wykorzystać możliwości i podnieść efektywność realizacji każdego zamierzenia, jakiego się podejmiemy. Pełnie zrozumienie zasady Pareto, jej ponadczasowości i uniwersalności, to najlepsza droga do zrozumienia samego siebie i wszystkiego, co dzieje się wokół nas, w realnym świecie. Trzeba sobie jasno i wyraźnie zdać sprawę z faktu, że nie jesteśmy w stanie zrobić wszystkiego. Warto więc świadomie dokonywać wyborów tego, co może nam przynieść najwięcej efektów, dzięki temu, zaoszczędzimy czas oraz energię robiąc tylko to, co jest dla nas pożyteczne.
„Kto pracuje przez cały dzień ten nie ma czasu na zarabianie pieniędzy”
~John D. Rockefeller
Pareto w praktyce
Wyobraźmy sobie taką sytuację. Zbliża się sesja. Mamy dwie osoby, które muszą przygotować się do ważnego egzaminu. Jedna z nich, Marek, ma stos książek, kilkadziesiąt stron notatek i ślęczy nad nimi od tygodnia, próbując się nauczyć wszystkiego, co one zawierają. Jego koleżanka, Julia, znając sylabus ma z kolei tylko krótkie i treściwe streszczenie najważniejszych wykładów, nauczyła się dobrze dwóch rozdziałów wiodącego podręcznika i cały materiał opanowała w dwa dni. Zdała egzaminy na 4 a Marek mimo włożonego wysiłku tylko na 3. Pytanie: dlaczego? Odpowiedź jest dziecinnie prosta. Marek po prostu nie wiedział, czego konkretnie ma się nauczyć i jaka część materiału będzie wymagana na egzaminie. Julia z kolei dysponowała tą wiedzą, przyswoiła to kluczowe 20%, które trzeba opanować, aby uzyskać zamierzone 80% efektów. Julia nauczyła się wszystkiego szybciej, miała czas na spotkanie z przyjaciółmi i dostała satysfakcjonującą ocenę, Marek poświęcił cały tydzień wyłącznie na naukę i ledwo zdał sesję.
„Kluczem nie jest to by codziennie coś dodawać lecz raczej to by odejmować. Odrzuć ze swojego życia wszystko to co zbędne.”
~Bruce Lee
Jak widać, stosowanie zasady Pareto pomaga osiągać lepsze wyniki. Warto dokładnie analizować wszystkie aspekty życia i skupiać się na najistotniejszych. Wybór prawidłowych postaw nie będzie początkowo prosty, ale z czasem nauczysz się rozpoznawać, które są optymalne i dają najwięcej korzystnych efektów.
Mam nadzieję, że tekst zachęci cię do refleksji. Jeśli uznasz artykuł za wartościowy, udostępnij go proszę. Zachęcam również do wyrażenia swojej opinii w komentarzu.
Komentując, udostępniając (poniżej szybka opcja), “lajkując” doceniasz moją pracę i pomagasz dotrzeć temu artykułowi do większej liczby osób – DZIĘKUJĘ <3
